体育学院公文收发和档案管理办法

为了做好我院党政公文收发和档案管理工作，使之规范化、制度化，根据学校要求，结合我院实际，特制定本办法。

一、学院公文的主要种类

（一）决定：用于对重要事项、重大行动或重大事件做出的安排。

（二）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻的事项。

（三）通知：用于发布规章制度，转发上级要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。

（四）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

（五）请示：用于向学校及上级有关部门请求指示、批准的事项。

（六）规定：用于特定范围内的工作和事务，制定具有约束力的行为规范。

（七）合同：用于以学院名义对外签定的、具有法律效力的各类契约。

（八）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

同时还有通告、通报以及其它一些公文等，均应按有关规程行文。

二、行文发文程序

（一）经主管领导同意或根据领导安排、要求，对上级或对外行文。

（二）对上级、对外行文必须经主管领导审核并经院主要领导签批，方可打印、用印、发出。

三、收文处理程序

（一）院办公室由专人负责公文的登记、编号、分类。

（二）按学院领导的意见，可将有关文件复印，并转发相关人员，原件统一在办公室存档。

四、公文立挡

（一）立档内容：

1．体育学院建院以来的各类文件、资料。

2．其它需立档的各类文件及资料。

（二）立档分类：

1．院党字、校字文件；

2．院领导的重要讲话；

3．教学管理的重要文件；

4．科研管理的重要文件；

5. 会议记录、会议纪要；

6．其他需要归档的文件。

五、其它要求

（一）归档文件要有保存价值，能完整、正确记录学院的主要工作情况。

（二）公文运转、处理要及时、迅速、准确，保管要有序，查找便捷。